Nhu cầu scan hồ sơ lưu trữ lâu dài
Doanh nghiệp thường cần scan các loại tài liệu:
- Hợp đồng
- Hồ sơ nhân sự
- Chứng từ kế toán
- Hồ sơ pháp lý
Yêu cầu:
- Hình ảnh rõ nét
- Không bị lỗi hoặc mất dữ liệu
- File dễ lưu trữ lâu dài
- Scan nhanh, ổn định
Máy scan Avision có phù hợp không?
Câu trả lời là có, nếu chọn đúng dòng phù hợp.
Máy scan Avision đáp ứng tốt nhu cầu lưu trữ nhờ:
- Scan 2 mặt tự động
- Tốc độ cao
- Xử lý nhiều loại tài liệu
- Hoạt động ổn định
Ưu điểm khi dùng Avision để lưu trữ hồ sơ
Scan nhanh, tiết kiệm thời gian
Giúp số hóa khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn.
File scan rõ ràng, dễ đọc
Đảm bảo thông tin không bị mất khi lưu trữ lâu dài.
Hỗ trợ nhiều loại giấy
Từ giấy mỏng đến giấy dày, tài liệu cũ hoặc mới.
Phù hợp triển khai số hóa
Dễ tích hợp vào quy trình lưu trữ tài liệu điện tử.
Nên chọn dòng nào để lưu trữ hồ sơ?
Avision AD3100 – Lựa chọn phổ biến
Phù hợp:
- Doanh nghiệp vừa
- Lưu trữ hồ sơ hàng ngày
Avision AD380 – Lưu trữ chất lượng cao
Phù hợp:
- Tài liệu quan trọng
- Hồ sơ cần độ chính xác cao
Avision AD7100 – Lưu trữ quy mô lớn
Phù hợp:
- Trung tâm lưu trữ
- Số hóa hàng loạt
Lưu ý khi scan hồ sơ lưu trữ
- Scan ở độ phân giải phù hợp (thường 300dpi)
- Lưu file PDF hoặc TIFF
- Đặt tên file rõ ràng
- Kiểm tra file sau khi scan
Sai lầm thường gặp
- Scan độ phân giải quá thấp
- Lưu file không đúng định dạng
- Không kiểm tra dữ liệu sau khi scan
- Chọn máy không đủ công suất
Kết luận
Máy scan Avision hoàn toàn phù hợp cho nhu cầu số hóa và lưu trữ hồ sơ lâu dài nếu lựa chọn đúng dòng và sử dụng đúng cách.
Với các doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu số, Avision là giải pháp hiệu quả, tiết kiệm và dễ triển khai.