Vì sao cần scan đúng chuẩn lưu trữ?
Scan không đúng cách sẽ dẫn đến:
- File bị mờ, khó đọc sau thời gian dài
- Dung lượng quá lớn, khó lưu trữ
- Không tìm kiếm được nội dung
- Khó quản lý dữ liệu
Nguyên tắc scan lưu trữ lâu dài
Chọn độ phân giải phù hợp
- 300 dpi: tiêu chuẩn lưu trữ
- 600 dpi: dùng cho tài liệu quan trọng
👉 Không nên scan quá thấp hoặc quá cao
Chọn chế độ màu hợp lý
- Tài liệu thường → grayscale
- Tài liệu quan trọng → màu
Sử dụng định dạng PDF
- Dễ lưu trữ
- Dễ chia sẻ
- Phù hợp quản lý lâu dài
Cấu hình scan chuẩn (khuyến nghị)
Thiết lập gợi ý:
- Độ phân giải: 300 dpi
- Chế độ màu: grayscale
- Định dạng: PDF
- Bật nén file
👉 Đây là cấu hình cân bằng giữa chất lượng và dung lượng
Cách đặt tên và quản lý file
Đặt tên file rõ ràng
Ví dụ:
- Hoa_don_2024_01
- Hop_dong_khach_hang_A
Sắp xếp theo thư mục
- Theo năm
- Theo loại tài liệu
- Theo phòng ban
Backup dữ liệu
- Lưu trên ổ cứng
- Lưu trên cloud
Sai lầm thường gặp
- Scan không thống nhất cấu hình
- Lưu file rời rạc
- Không backup dữ liệu
- Scan chất lượng thấp
Khi nào cần nâng cấp giải pháp scan?
- Số lượng tài liệu quá lớn
- Cần hệ thống quản lý tài liệu
- Cần tìm kiếm thông minh (OCR)
Kết luận
Scan lưu trữ lâu dài không chỉ là việc scan tài liệu mà còn là quá trình thiết lập và quản lý dữ liệu. Với Avision AD3100, chỉ cần cấu hình đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng hệ thống lưu trữ hiệu quả, tiết kiệm và bền vững.